Månedsarkiv: august 2015

Guide til lønadministration i en stor/mellemstor virksomhed

Lønadministration er en essentiel og uundgåelig del af enhver virksomhed, og arbejdet består af forskelligartede opgaver, hvor det gælder om at holde tungen lige i munden. Nedenfor finder du derfor en guide, som trin for trin beskriver lønadministrationens typiske arbejdsopgaver og hvilke informationer, man som lønansvarlig skal have styr på. Benyt dette link til at læse mere om forskellige typer løn: http://www.denstoredanske.dk/Samfund,_jura_og_politik/%C3%98konomi/L%C3%B8nteorier_og_-systemer/l%C3%B8n.

Hvilke opgaver indgår typisk i lønadministration?

  • Oprettelse af medarbejdere i virksomhedens lønsystem med CPR-nr., personlige oplysninger, pensionsoplysninger, løn- og overenskomstmæssige forhold, ferie og feriefridage mv.
  • Indtastning af data, der påvirker lønnen, bl.a. timeregistrering
  • Afstemning af skat, AM-bidrag og ATP
  • Udlevering af lønseddel
  • Bogføring af løn
  • Opdatering omkring love, regler og overenskomster
  • Vedligeholdelse af data

Få styr på det grundlæggende

For en stor eller mellemstor virksomhed er det som regel fordelagtigt at benytte et lønsystem frem for manuel udarbejdelse i Excel. Lønsystemerne sørger for lønindberetning til SKAT og lønsedler (se de forskellige her: http://loenguiden.dk/lonsystem.html).

Lønadministrationen sørger almindeligvis for månedlig eller 14-dages lønafregning. Er der timelønnede, vil lønperioden typisk være fra den 21.–20., og timer og tillæg indtastes i lønsystemet ved periodens afslutning.

Selve lønudarbejdelsen

Lønbehandlingen tager udgangspunkt i bruttolønnen. Den enkelte medarbejder kan have forskellige tillæg og træk. Typisk reduceres lønnen med medarbejderens eget pensionsbidrag, eventuelle bruttotrækordninger, ATP og tillægges beskatning af fx fri telefon og sundhedsordning. Øvrige forhold som ferie og sygdom indtastes også, hvis det påvirker lønudbetalingen. Herefter beregnes AM-bidrag, beskatningsgrundlaget opgøres og A-skatten beregnes. Eventuelle firmaordninger (fx frokost) fratrækkes, og restbeløbet udgør således nettolønnen.

Derfor skal du have styr på:

  • Medarbejderens personlige data og bankoplysninger
  • Fradrag (hovedkort, bikort)
  • Beskatning
  • Månedsløn, timeløn
  • Tillæg, bruttotrækordninger
  • Overenskomst, andre vilkår
  • Pension
  • Ferie, feriefridage
  • Indberetning til offentlige statistikker
  • Afregning af offentlige bidrag mv.

Lønsedlen

Lønsedlen indeholder foruden den aktuelle beregning også opsummeringer af diverse saldi. Hvis medarbejderen ikke har ferie med løn, fremgår det endvidere, hvad der er optjent i feriepenge samt indeholdt i A-skat og AM-bidrag. Nettobeløbet afregnes typisk til FerieKonto. Lønnen er typisk til disposition på medarbejderens konto senest den sidste bankdag i måneden.

Samtidig afregner virksomheden A-skat, AM-bidrag og det samlede pensionsbidrag. Samlet ATP, AUB og andre offentlige bidrag samt bidrag til fx barselsfond afregnes kvartalsvis.

Som med virksomhedens andre udgifter skal lønnen slutteligt bogføres, hvilket du kan læse mere om her: http://www.denstoredanske.dk/Samfund,_jura_og_politik/%C3%98konomi/Regnskab_og_revision/bogf%C3%B8ring.